【書評】仕事の成果は段取り力にかかっている。段取り本厳選3選の紹介
仕事の成果のすべては段取り力にかかっていると言っても過言ではないのですが、この段取りをおろそかにしがちな人は意外といます。
段取りが悪い場合のデメリット
段取りが悪い場合にはどんな不都合があるのでしょうか。
おそらく、上司や先輩から「お前は段取りが悪いな」と言われたことがある人もいると思うのですが、その時ってどういう状況でしたか。
- 途中でやるべきことがわからなくなる
- 直前になって会場が抑えられていないことが分かり、急遽会場を変更する
- 途中でやるべきことがわからなくなる
- メンバーへの連絡が遅れて、スケジュール調整がうまくいかない
- メンバーへの連絡に抜け漏れがあり、情報共有できていない
- 何度も同じ人に連絡が必要になる
- 物の買い忘れに気づき何度も店に足を運ぶ
など。
こういうミスは段取りの悪さが原因です。
会場を前もって予約しておくとか、メンバーのスケジュール調整をするとか、前倒しでできることを、後回しにしてしまって、「やばい！」と、気づいた時にその場で必要にかられて動いていると、時間が無駄になってしまったりします。
数週間、数ヶ月も時間をロスしてしまったりするのです。
段取りの悪い原因は想像力の欠如
段取りがうまくいかない理由は単純に、想像力が足りないこと、先読み力が欠如していることによります。
まずはじめに、ゴールを想像することが必要なのです。
未来の予想完成図を作ってみて、それに対して過程を想像していきます。
- いつまでになにが必要なのか
- いつまでに何をすべきか
- 誰にどういう内容で連絡をとればいいのか
- 自分でできることと他人に依頼すべきことはなにがあるか
- 買い出しに行く必要のある物はなにがあるか
などです。
5W1Hで具体的に考えることで、一度ゴールまで頭の中で走ってしまうのです。
そこで、足りないものが見つかったり、実際に動いている時にもっと良いアイディアが浮かんだりします。
段取りが悪いと、前に進めるために必要なステップをきちんと踏むことができず、あらゆるところでタイムロスが生じてしまい、悪循環になり、後手に回り、土壇場力に頼ることになってしまいます。
段取り力を鍛える
と言っても、想像力の欠如は仕方ないことではあります。
自分がまだやったことがないプロジェクトだったり、そもそも段取りの考え方を知らなかったりすると難しいことです。
1番のオススメは、今までの作業プロセスや、プロジェクトプロセスを一度、すべて紙に書き出して、誰がどこでどういう動きがあったのか、なにが必要だったか、足りなかったかについて分析することです。
一度通った道であれば、覚えているので復習という形で段取り力を鍛えることができます。
ただ、これもそもそもどういう流れだったのかポイントが抑えられていないと、なにを思い出せば良いのかすら分からなくなってしまう場合もあるでしょう。
その時は本を読むことをオススメします。
本は、知識経験が豊富で、本にするために多くのリサーチを重ねた人が書いているにもかかわらず1000円程度で読むことができるのでかなりコストパフォーマンスがいいです。
1000円をケチっている人に関しては先がないので無料のネット情報を時間をかけてかき集めてみてください。
段取り本
いくつか、読んだ本を紹介しておきます。
『 こいつできる！とおもわれるいまどきの「段取り」』
段取りに対するメンタルと、実務的なノウハウについて書かれた価値のある段取り本。
段取りをうまくいかせることは、自分の効率を高めるだけでなく、周りの人の効率も上げるため、結果的に仕事もできるようになり、周りから好かれる人になるということが理解できる良本。
段取り力-「うまくいく人 」はここがちがう
失敗の原因は、才能がなかったではなく段取りがうまくいかなかったのだと考えることで、成功への希望を見出し、スキルアップに臨む勇気が湧く本。
齋藤孝さんはビジネス書や学習法、読書法などの分野でも多くの本を書いていて、本人が殺人的なスケジュールで仕事をする方で、その分、どうやったらもっと効率よく成果を出せるかという点について考えていることがよくわかる。
その分、深い内容になっているので、段取り初心者よりも、中級者のレベルアップにオススメしたい。
トヨタ公式 ダンドリの教科書
よく、トヨタ式と言われるノウハウのうち、段取りの重要性についてまとめられた本です。
PDCAのうちPの重要さが、ビジネスシーンや、日常の出来事の中で分かりやすく説明されているため、スッと頭に入ってきます。
また、理解しづらい部分に関しても、マンガや図を使って説明してあるので、大きな助けになります。
段取りの初心者にはまず読んでもらいたい本です。
以上
段取りついて、普段から考えることで生産性を高めることができます。
